Maakt complexe processen eenvoudig

Gemeente Borne, VConsyst

Borne open

Hoe gemeente Borne scoort met reservering en toegang sportaccommodaties

Sportclubs kunnen zelf online ruimte reserveren en digitaal toegang krijgen in de sportaccommodaties die gemeente Borne beheert. Een win-winsituatie voor de sporters en de gemeente.

Binnendruppelen

Antieke sleutels en verlichting die dag en nacht overal maar brandt. Sporters die accommodaties gebruiken wanneer het ze maar uitkomt. Een complexe papierwinkel en hoge administratieve lasten. Dit soort zaken zijn verleden tijd sinds gemeente Borne overstapte op Beheer op Afstand en WinConsyst® WebReserveren. Sportverenigingen kunnen zelf hun trainingstijden, wedstrijden en de gewenste zaalruimte online inplannen en zijn niet meer afhankelijk van een beheerder. De sporters ‘druppelen’ zelf binnen met een zogenaamde druppel, een digitale sleutel. De digitale toegankelijkheid blijkt verrassend gemakkelijk, efficiënt en laagdrempelig.

Lyrisch

Applicatiebeheerder Hans Pauw van de afdeling Welzijn en Educatie bij gemeente Borne is lyrisch. “Alles is mogelijk. De sportclubs kunnen zelf online aangeven wat ze willen. Een trainer kan bijvoorbeeld instellen dat de deuren een kwartier voor de training open gaan. De sporters komen dan in dat kwartier binnen met hun digitale sleutels.” Binnen kan de druppel in de ChipDock® worden geplaatst, zodat de verlichting aan gaat. Hans: “Vroeger brandde het licht van ‘s ochtends vroeg tot ‘s avonds laat in de hele accommodatie. Nu gaan alleen de lampen van de gehuurde ruimte automatisch aan en na een minuut weer uit zodra je de druppel uit ChipDock® haalt. Huur je een halve zaal, dan gaat de helft aan. Het energiegebruik daalde enorm!”

Forse bezuiniging

Hans: “Deze vorm van digitaal reserveren en toegang verlenen past helemaal in ons beleid voor beheer en exploitatie van sportaccommodaties. De exacte huurtijd wordt geregistreerd en extra gebruik is direct inzichtelijk. De besparingen op energie en andere kosten zijn evident. Zo hebben we bijvoorbeeld fors kunnen bezuinigen op personeelskosten, want we hoeven de sportaccommodaties niet meer ter plekke te openen en te sluiten. Ik voer voor een sportclub een boeking in voor het hele seizoen, dat is alles. Onze beheerders kunnen daardoor weer andere taken op zich nemen, zoals de schoonmaak.”

Narrowcasting

“In 2011 zijn we voor een van onze sportaccommodaties met VConsyst een pilot gestart voor Beheer Op Afstand”, vervolgt Hans. “De ervaringen waren zo goed dat we het systeem meteen in drie andere sportcomplexen in gebruik hebben genomen.” Ook narrowcasting is een onderdeel van het pakket. Hans: “Beeldschermen geven ter plekke relevante informatie. Bijvoorbeeld wie welke ruimtes heeft geboekt, wedstrijdinformatie, of de aankondiging van een toernooi. We zijn nu druk bezig om Beheer op Afstand in combinatie met WebReserveren voor al onze accommodaties beschikbaar te maken. In 2017 moet alles volledig operationeel zijn.”

Samenspraak

Tijdens de ontwikkeling van het systeem waren de eisen van de gemeente leidend, niet de technologie zelf. Hoe bevalt werken met VConsyst? “Top”, vindt Hans. “In samenspraak wordt alles precies zo ingericht als je het hebben wilt. Voordat het echte werk van VConsyst begon, werd eerst nauwgezet naar onze wensen gekeken. Daarom hebben we nu een totaaloplossing die perfect op maat is. Andere gemeentes komen zelfs bij ons kijken hoe wij het hier voor elkaar hebben. Belangrijk waren ook de voortreffelijke contacten met VConsyst. En als er een probleem is hoef je maar te bellen. We vinden het een topsysteem en we zijn iedere keer weer gigantisch enthousiast!”

Borne open

We hebben nu een totaaloplossing perfect op maat.
Hans Pauw, applicatiebeheerder
Hans Pauw, applicatiebeheerder
Terug
Contact
Sluiten Sluit popup